Política de tratamiento de datos personales

1. Identificación del responsable

El responsable del tratamiento debe identificarse de forma completa antes de habilitar usuarios externos:

Nombre o razón social

Mesa clara

NIT o documento de identificación

Pendiente de configurar

Domicilio

Medellin

Canal de privacidad

momeat.co@gmail.com

Marco de referencia: Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias y compilatorias aplicables, incluido el Decreto 1074 de 2015. Esta política debe interpretarse junto con los acuerdos de servicio y, cuando corresponda, los acuerdos de transmisión de datos con cada punto aliado.

Fuentes oficiales de consulta: Ley 1581 de 2012 · Función Pública y orientación de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Estas referencias ayudan a consultar el marco oficial, pero no sustituyen la revisión jurídica del caso concreto.

2. Alcance y roles

Mesa Clara es una plataforma de gestión operativa para establecimientos como bares, restaurantes y espacios de entretenimiento. En los datos necesarios para administrar las cuentas de plataforma, la relación comercial, facturación, soporte y seguridad, el operador de Mesa Clara actúa como responsable según las finalidades que determine. En los datos operativos que un punto aliado introduce sobre sus mesas, empleados, productos, solicitudes y consumos, el establecimiento determina las finalidades de su operación y el operador de Mesa Clara deberá actuar como encargado en los términos del contrato aplicable. La asignación exacta de roles debe quedar documentada en el contrato con cada cliente.

3. Datos que podemos tratar

• Datos de cuenta y contacto: nombre, apellidos, correo electrónico, rol, establecimiento asociado e identificadores de usuario.
• Datos de operación: nombre del establecimiento, mesas, productos, precios, sesiones de consumo, solicitudes de pedidos, eventos e historial operativo.
• Datos de autenticación y seguridad: identificadores de sesión, versiones de sesión, hashes y sales de PIN, registros de intentos y datos técnicos necesarios para detectar abuso.
• Comunicaciones transaccionales: correo utilizado para confirmar cuentas, recuperar contraseñas o PIN, e informar eventos operativos.
• Solicitudes comerciales («semana gratis»): nombre, nombre y ciudad del establecimiento, tipo de establecimiento, número de WhatsApp, correo electrónico, fecha y versión del consentimiento, y parámetros de campaña (UTM), sitio de referencia y tipo de dispositivo.
• Datos técnicos de navegación: dirección IP y metadatos de solicitudes que puedan quedar registrados por la infraestructura, sujetos a la configuración de retención de los proveedores.

Mesa Clara no solicita deliberadamente datos sensibles ni datos de menores para operar el flujo normal del producto. Los establecimientos no deben ingresar ese tipo de información en campos de texto libres. La aplicación no procesa pagos con tarjeta en la versión actual.

4. Finalidades

• Crear y administrar cuentas, autenticar usuarios y aplicar permisos por rol y establecimiento.
• Operar las mesas, mostrar consumos aprobados, recibir solicitudes y registrar decisiones del personal autorizado.
• Enviar correos transaccionales de confirmación, recuperación y seguridad.
• Gestionar tu solicitud de semana gratis: contactarte por WhatsApp o correo para coordinar la activación, enviarte un correo de seguimiento al terminar la prueba de siete días, registrar tu respuesta y, solo si indicas que te interesa continuar, enviarte las instrucciones de pago. Mesa Clara no procesa pagos dentro de la plataforma; cada pago se verifica manualmente.
• Prevenir accesos no autorizados, abuso del servicio, fraude, errores y pérdida de integridad de registros.
• Atender soporte, mantener el servicio, diagnosticar errores y cumplir obligaciones legales aplicables.
• Generar métricas operativas para el establecimiento y mantener la administración de la plataforma.

Para la gestión comercial, los datos de las solicitudes se almacenan en el sistema de Mesa Clara y se registran en herramientas de terceros que actúan como encargados: Notion (CRM comercial), Google Sheets (copia de respaldo) y un proveedor de envío de correo. Estos datos se usan únicamente para la finalidad comercial descrita.

No se declara activa una finalidad de publicidad conductual o analítica de terceros en esta versión. Cualquier nueva finalidad que lo requiera deberá informarse previamente y contar con la autorización que corresponda.

5. Autorización y derechos del titular

Cuando la ley exija autorización, esta debe ser previa, informada, verificable y obtenida para finalidades determinadas. El titular puede solicitar conocer, actualizar, rectificar y, cuando proceda, suprimir sus datos; revocar la autorización cuando sea legalmente viable; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite ante el responsable cuando corresponda.

Las consultas y reclamos se tramitarán en los términos legales aplicables. Como regla general de la Ley 1581, las consultas tienen un plazo máximo de diez (10) días hábiles, prorrogable por hasta cinco (5) días hábiles adicionales cuando se informe el motivo; los reclamos tienen un plazo máximo de quince (15) días hábiles, prorrogable por hasta ocho (8) días hábiles adicionales en los términos legales.

Canal para solicitudes: momeat.co@gmail.com. La solicitud debe indicar el derecho que se desea ejercer, describir los hechos y permitir verificar razonablemente la identidad del titular o su representante. No envíes contraseñas, PIN ni códigos de recuperación por este canal.

6. Destinatarios y proveedores

Los datos operativos de un establecimiento solo deben estar disponibles para los usuarios de ese establecimiento que necesiten acceder a ellos según su rol. El operador puede utilizar proveedores tecnológicos para base de datos y autenticación (Supabase), alojamiento y ejecución de la aplicación (Vercel) y envío de correos transaccionales (Resend). Los contratos, subencargados, ubicaciones de procesamiento, periodos de retención y mecanismos jurídicos aplicables deben verificarse y documentarse antes del lanzamiento comercial.

La configuración técnica revisada utiliza infraestructura que puede procesar o almacenar datos fuera de Colombia. Antes de operar con datos reales se deben validar las condiciones de transmisión o transferencia internacional, las obligaciones de cada proveedor y los acuerdos con los puntos aliados.

7. Conservación y eliminación

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para prestar el servicio, mantener la trazabilidad operativa, atender solicitudes y reclamaciones, cumplir obligaciones legales y proteger la seguridad. Los periodos concretos por categoría deben quedar definidos en el contrato y en el calendario de retención. Cuando los datos dejen de ser necesarios, se eliminarán o anonimizarán cuando sea legal y técnicamente procedente. La finalización de una cuenta no implica que todos los registros históricos deban eliminarse de inmediato si existe una obligación válida de conservación.

8. Seguridad

La plataforma aplica controles de acceso por rol y establecimiento, sesiones protegidas, validación de solicitudes, medidas para reducir abuso y restricciones a operaciones privilegiadas. Ninguna medida elimina por completo el riesgo. El operador y cada establecimiento deben limitar el acceso a las personas autorizadas, proteger sus dispositivos y reportar oportunamente incidentes de seguridad o solicitudes de titulares.

9. Cambios a esta política

Los cambios materiales deberán publicarse con una fecha de actualización y comunicarse cuando la ley o la naturaleza de la modificación lo requieran. La autorización para finalidades nuevas no se presume por el simple hecho de seguir utilizando el servicio.